O que guardar no aluguel por temporada: carnê-leão e livro-caixa

Você anuncia no Airbnb ou no Booking e declara a renda na pessoa física. O carnê-leão pede o valor do mês. O livro-caixa fica de fora dessa conta. Se a Receita pedir, o que guardar é o papel que comprova o número que você informou. O que entra no mês e o que pode sair da base estão no guia de carnê-leão no aluguel por temporada.

O livro-caixa fica de fora do aluguel

A página de deduções do carnê-leão da Receita Federal diz que o livro-caixa não pode ser utilizado para rendimentos de aluguel. Ele relaciona, mês a mês, receitas e despesas do trabalho sem vínculo empregatício, do leiloeiro e de quem é titular de serviços notariais e de registro. Essa escrituração não precisa ser registrada na Receita nem em cartório.

No rendimento de aluguel, o livro-caixa não substitui o carnê-leão e não abre uma lista nova de despesas. O que a Receita deixa excluir do aluguel está no outro texto.

O que lançar, e com qual papel

Na página de rendimentos, a locação de imóvel recebida de pessoa física entra no carnê-leão. Você informa o valor bruto do aluguel. No campo de exclusão ou dedução entra o que a Receita lista, quando o encargo foi só seu: impostos, taxas e emolumentos do bem; o aluguel que você pagou num bem sublocado; despesas para cobrar ou receber; e o condomínio. A comissão paga à plataforma, quando entra como despesa de recebimento, está explicada no texto do carnê-leão.

A data do aluguel, para o imposto, é o dia em que o locatário paga a você ou à administradora, mesmo que ela não avise na hora. No anúncio em plataforma, o pagamento do hóspede e o repasse podem cair em meses diferentes. Qual data usar no seu caso está no mesmo guia.

A pasta do mês

Duas orientações da Receita convivem. A página Por onde começar, atualizada em 31 de março de 2026, manda guardar a declaração, o recibo e os comprovantes por até 5 anos. Nenhum documento vai junto com a declaração: se pedirem, você comprova o que informou.

Esses 5 anos não contam da entrega da declaração. No Código Tributário Nacional, o art. 173, inciso I, conta 5 anos para a Fazenda constituir o crédito a partir do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito. O art. 174 conta 5 anos para cobrar o crédito a partir da data em que ele fica definitivamente constituído.

Quando o imposto foi declarado e pago, a decadência costuma seguir o art. 150, § 4º, do CTN e contar 5 anos a partir do fato gerador, se a lei não marcar outro prazo para a homologação. O manual do Meu Imposto de Renda, atualizado em 26 de maio de 2026, pede os comprovantes à disposição da Receita até a prescrição dos créditos tributários daquele fato.

Para cada mês da temporada, guarde o que mostra o número que você lançou:

• O bruto: o relatório da reserva ou o extrato com o que o hóspede pagou e o que chegou para você.
• O que você excluiu, com o comprovante de que o encargo foi seu: IPTU, taxas do imóvel, condomínio e a despesa para receber, como a comissão da plataforma, quando entra como despesa de recebimento.
• O DARF do carnê-leão, código 0190, quando o mês teve imposto a pagar.
• O registro daquele mês no Carnê-Leão web.

Se você também tem trabalho autônomo

Aí o livro-caixa volta, e só para essa outra renda. A Receita aceita nele as despesas do trabalho sem vínculo, do leiloeiro e de quem é titular de serviços notariais e de registro. Tíquete de caixa, recibo sem identificação e papel parecido não comprovam despesa do livro-caixa. O aluguel da temporada continua fora desse livro.

Pasta do mês e a conta

O simulador compara pessoa física e pessoa jurídica como estimativa inicial com base nos seus números. Para organizar essa documentação mensal com um escritório contábil, veja a página de contadores.